سير عمل عملي داخل المحامي الذكي Copy Copy Copy

التحدي الحقيقي في العمل القانوني ليس بدء الملف، بل متابعته دون فجوات: مستند ناقص، موعد غير مُسجل، مهمة متأخرة، أو مراسلة ضائعة. لوحة المحامي الذكي تُظهر وحدات كافية لبناء سير عمل محكم من الاستقبال حتى الإغلاق.

1) الاستقبال: طلبات العملاء والاستشارات

ابدأ دائماً من:

طلبات العملاء: لتسجيل الطلب كمدخل رسمي.
الاستشارات: لتحويل الطلب إلى فهم منظم للحالة (ماذا يريد العميل؟ ما الأدلة المتاحة؟ ما المخاطر؟).

الهدف في هذه المرحلة ليس حل القضية، بل تثبيت البيانات الأساسية وتحديد مسار الخدمة.

2) التحويل إلى مشروع/ملف: إدارة المشاريع

عند اعتماد السير، أنشئ “مشروع/ملف” يمثل الحالة.
ميزة هذا النهج:

يربط المهام والمواعيد والمراسلات تحت مظلة واحدة.
يسهل قياس التقدم عبر بطاقة “قضايا نشطة/مغلقة” وبطاقات المهام.

3) التنفيذ اليومي: المهام + التصنيف + الوقت

لوحة التحكم تعرض مهام مع تصنيف المهمة (مثل: كتابة مذكرة) والمكلّف وعداد الوقت.
هنا تتحقق الإدارة العملية عبر:

* تفكيك الملف إلى مهام صغيرة قابلة للقياس.
* ربط كل مهمة بمخرجات واضحة (مذكرة، خطاب، مستندات، متابعة).
* الاستفادة من عداد الوقت لضبط الالتزامات وتوقع التأخير مبكراً.

قاعدة تشغيلية:

أي خطوة غير مسجلة كمهمة = خطوة معرضة للنسيان.

4) المواعيد والجلسات: التقويم ليس رفاهية

وحدة المواعيد ومعها أقسام جلسات اليوم وجلسات بالانتظار تضمن أن:

التحضير للجلسة يُدار عبر مهام مسبقة (مستندات، طباعة، إيداع، تواصل مع العميل).
لا يحدث تضارب أو تجاهل لموعد.

عملياً:
قبل أي جلسة، أنشئ 3 مهام ثابتة: “تحضير ملف”، “مراجعة مستندات”، “مذكرة نقاط”.

5) التوثيق والتواصل: المراسلات وإدارة الأطراف

وجود المراسلات وإدارة الأطراف يعني أن النظام يدعم توثيق التواصل مع:

* العميل
* الخصم/الطرف الآخر
* جهات ذات علاقة

التوثيق هنا يحمي الفريق من فقدان سياق مهم، ويسهل الرجوع له عند تغير المسؤول أو عند الحاجة للتدقيق.

6) الجوانب المالية: الفواتير والمحاسبة

الوحدات المالية مثل الفواتير والمحاسبة تربط العمل القانوني بمخرجات تجارية واضحة:

* إصدار فاتورة بناءً على مرحلة أو إنجاز.
* تتبع المبالغ المستحقة والمدفوعة.
* تقليل النزاعات المالية عبر توثيق نطاق العمل ومراحله.

7) الحوكمة والتحكم: إدارة الصلاحيات + سجل الأحداث

في الأعمال القانونية، التحكم بالوصول ليس خياراً.

* إدارة الصلاحيات: من يستطيع رؤية ماذا؟ ومن يحرر؟ ومن يعتمد؟
* سجل الأحداث: من فعل ماذا ومتى؟ (مهم للتدقيق الداخلي وتقليل الأخطاء).

هذه العناصر هي الفاصل بين نظام ملفات ومنصة تشغيل مؤسسية.
خاتمة

لوحة المحامي الذكي تدعم مسار عمل متكامل: استقبال ← استشارة ← مشروع ← مهام ← مواعيد/جلسات ← مراسلات/أطراف ← فواتير ← تدقيق وصلاحيات. عندما تتبنى هذا المسار، تقل الفجوات، ويزيد الانضباط، وتصبح أرقام لوحة التحكم انعكاساً حقيقياً لما يجري على الأرض.